Já estamos em setembro e, por isso, essa semana resolvi escrever sobre eventos de fim de ano corporativos. Nesse Post, meu objetivo é auxiliar você a planejar esse evento, visando tirar o melhor proveito dessa ação tão esperada pelos colaboradores das empresas, dos mais variados portes e segmentos. Vou ainda deixar um check list para você montar o orçamento do seu evento corporativo.
Antes de tudo, é importante esclarecer aqui que o evento de fim de ano de uma empresa é muito mais do que uma festa, como alguns pensam. É o momento de reafirmar para o público interno a mensagem da empresa. É a hora de fortalecer sua campanha de endomarketing, se houver. De reforçar os valores da empresa. As pessoas devem sair desse evento motivadas, com a sensação de que foram reconhecidas por seu esforço de um ano e com o sentimento de que são peças fundamentais para o sucesso da empresa no ano vindouro. O meu maior conselho é, se sua empresa tem verba para contratar uma empresa especializada, contrate! O envolvimento pra montar um evento, se você não tem uma pessoa especializada na sua empresa é bem grande e a possibilidade de algo dar errado é maior. Na próxima semana vou escrever sobre como selecionar uma empresa organizadora. Se a sua empresa não tem ou não quer investir na terceirização, então arregace suas mangas e mãos à obra!
Para planejar seu evento, responda o questionário abaixo:
1 - Qual o orçamento disponível?
Não adianta você planejar um evento de R$ 50 mil se você só tem R$ 5 mil. Planeje dentro do seu budget.
2 - Que tipo de evento quer fazer?
Essa decisão deve ser tomada pensando em qual o perfil do público (gênero, faixa etária, nível de escolaridade, etc.). Depois, pense em qual o objetivo do evento e que mensagem você quer passar com ele. O seu evento pode ser uma festa, um baile, um jantar, um passeio em algum lugar ao ar livre, a prática de um esporte radical, etc.
3 - Qual o histórico dos eventos anteriores? O que as pessoas gostaram ou não gostaram? Por quê?
4 - Como foi o ano produtivo da empresa? Houve algum fato marcante? Há alguma crise que deva ser superada?
5 - Que temática vamos usar?
Isso é bem importante, pois a temática ajuda a transmitir uma mensagem para os presentes.
6 - Haverá algum tipo de homenagem? Quem e como deve ser homenageado? Isso não vai afetar negativamente quem não for homenageado? Os critérios de escolha são claros para todos?
Cuidado para que o tiro não saia pela culatra.
7 - Qual o local mais adequado para este evento?
Esse item é o mais importante! Nunca escolha a estrutura pelo preço. É preferível fazer algo mais simples num lugar melhor do que pegar o lugar mais barato e se incomodar. Não se contente com propostas e fotos. Se você não conhece ou conheceu há mais de seis meses, visite o local. Converse com alguém que o tenha usado recentemente, não fique com dúvidas. Pergunte tudo! Pense na possibilidade dos piores cenários climáticos. Esse lugar vai ser bom mesmo se estiver desabando o mundo de chuva? Se for o caso, tem como transferir a data? É fácil de localizar? Tem estacionamento? Comporta o número de pessoas? (É bom sempre ter uma folga. Nunca use o limite da capacidade). Podemos fazer a montagem no dia ou turno anterior? Comporta nossas necessidades de decoração para a temática? Se formos usar projeção, tem estrutura para isso? Como são os banheiros? E a copa? Tem alvará de funcionamento? Está em dia com as normas de segurança do Corpo de Bombeiros? Seja chato! Peça papelada e não se acanhe. Você não quer que seu evento saia no jornal por ter sido palco de uma tragédia, não é? Ao escolher o melhor local, RESERVE-O IMEDIATAMENTE! É quase impossível conseguir bons locais de última hora.
8 - O que vamos servir?
Pense bem na alimentação, pois, em minha opinião baseada em experiência, 60% do sucesso de um evento está na alimentação e na bebida. Vai ser verão. A bebida tem que estar bem gelada, seja qual for, mas também é preciso solicitar um estoque de algo fora do gelo, pois sempre há quem não goste ou não possa consumir nada gelado. O cardápio deve ser eclético. Pense que na sua empresa pode haver quem não viva sem carne e quem seja vegetariano. Se for uma atividade ao ar livre, com algum esforço físico, a comida deve ser reforçada, pois a tendência é que as pessoas voltem com fome da atividade. Se a atividade for ser realizada após o almoço, deve ser bem leve, mas você deve prever um lanche reforçado no retorno. Planeje essa parte com muito carinho. Se possível, solicite degustação prévia ao local que vai fornecer a alimentação. Não se esqueça de conferir o alvará e os certificados de inspeção da vigilância sanitária. Com comida não se brinca! Se forem os membros da própria empresa que providenciarão a alimentação (um churrasco, por exemplo), cuidem para que a carne seja bem armazenada em local apropriado e nada de maionese caseira! Atenção na quantidade também. Homens consomem mais do que mulheres. Nada é pior do que faltar alimentação ou bebida.
9 - Como vamos finalizar para reforçar a mensagem que queríamos transmitir?
Pode ser com uma música, uma mensagem em vídeo, a entrega de uma lembrancinha com uma frase de impacto, etc. Use a criatividade!
10 - O que vamos fazer no pós-evento?
Uma das maiores falhas que as empresas cometem é considerar que tudo acabou quando as pessoas vão embora para suas casas. O ideal é enviar para cada um que prestigiou o evento um e-mail ou carta de agradecimento posterior e fazer uma avaliação objetiva com espaço para comentários. A tabulação dessas avaliações servirá de base para você mensurar a satisfação das pessoas e planejar o evento seguinte. Dê muita atenção a isso!
Check list para elaboração do orçamento do evento (em ordem alfabética):
Item | Quant. | Valor unitário | Valor total |
Alimentação | |||
Alimentação | |||
Bebidas | |||
Brindes | |||
Convites | |||
Coordenador | |||
Decoração | |||
Equipamentos de projeção | |||
Estacionamentos | |||
Filmagem | |||
Follow up para confirmação de presenças | |||
Garçons | |||
Hospedagem | |||
Intervenção artística | |||
Local | |||
Manobristas | |||
Organização | |||
Palestrante | |||
Recepcionistas | |||
Registro fotográfico | |||
Segurança | |||
Sonorização | |||
Transporte (se locado) | |||
Transporte aéreo |
Claro que itens devem ser incluídos ou excluídos dessa planilha de acordo com as peculiaridades do seu evento. Essa planilha é somente um norteador.
Última dica: Você deve convidar as pessoas com antecedência para que elas se programem. Se for um passeio ou algo diferente, não se esqueça de citar o tipo de traje e se a pessoa deve levar algo específico, como toalha, tênis, roupas extras, cantil de água, etc. Com maior proximidade (uns dois dias de antecedência ou na véspera), envie lembretes aos que confirmaram presença, reforçando as informações gerais e fazendo as últimas combinações.
Espero ter auxiliado de alguma forma àqueles que vão montar o próprio evento empresarial. Se você achar que faltou algo nesse texto, por favor, comente. E se precisar de algum esclarecimento ou informação adicional, estamos à disposição! Agora, mãos a obra e sucesso!
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