Estou vivenciando momentos ímpares nas relações de consultoria e coaching junto aos meus clientes, pois, conforme temos tratado, muitas das ações e iniciativas de hoje são preparatórias para tornar o ano de 2012 mais efetivo e produtivo. Já discutimos vários "o que?" e agora estamos na fase de apreciar e determinar os "comos". Sobre estes "comos" quero acrescentar mais algumas reflexões, principalmente, em dois tópicos que considero cruciais para o bom andamento de qualquer organização: "como fazer reuniões eficientes?", e, "como escolher os acréscimos certos para reforçar o time para 2012?".
Como fazer reuniões eficientes: muito tempo precioso de uma organização é gasto com reuniões; reuniões de todos os tipos, desde as administrativas para tratar do funcionamento dos processos internos, até aquelas com clientes para tratar de novas vendas ou do processo de encantamento e fidelidade. E, por mais eficiente e eficaz que seja a liderança, sempre temos como melhorar o roteiro de funcionamento de uma reunião, pois reuniões são realizadas para resolver problemas ou melhorar resultados, Na prática não é assim que funciona, o foco se concentra em relatos, dificuldades, muita notícia, muito apelo, pouca análise e pouca discussão de alternativas de solução, que é o que efetivamente interessa. Os gestores apresentam um problema do tipo "este indicador está muito alto e precisamos urgentemente baixá-lo". Não vai baixar porque não se faz uma cuidadosa análise das causas que elevaram os resultados, qual a origem efetiva do problema, quais as alternativas para reduzí-lo ou trazê-lo para um patamar aceitável. Se temos em pauta um resultado inadequado, temos um problema a ser resolvido, e, isso não se consegue com motivação e apelos tão somente. Para resolver este tipo de anomalia interna precisamos de ação direcionada e inteligente. Os envolvidos precisam sair da reunião com um "tema de casa"claro, e, todos os esforços devem ser direcionados para atingir a nova meta estabelecida por consenso na reunião. Complementando, para se atingir uma meta de melhoria (no caso, reduzir o indicador), é preciso atuar nos meios (processos internos de funcionamento), e, portanto, promover mudanças. Mudanças acontecem através de profunda reflexão das causas do problema, da construção de várias alternativas de ação, e, pela escolha e encaminhamento daquela alternativa que parece mais favorável ao tipo de problema. Ainda vinculado com reuniões eficientes, está o tema do tipo de "feedback" a ser dado neste tipo de reunião, ou seja, feedback, sincero, aberto, objetivo, contínuo, de preferência no momento da ocorrência do problema, enfim, deixar bem claro qual é o desvio e qual é a correção de rota que se precisa construir no grupo.
Escolher pessoas certas para os acréscimos na equipe para 2012: temos constatado que a grande maioria dos resultados insuficientes em 2011 ou a falta de criatividade e iniciativa em direção a um assunto importante, é decorrência da falta de pessoas preparadas (técnica e emocionalmente) para fazer o que realmente a organização necessita. Estar na folha de pagamento, cumprir normas, chegar na hora, não contestar as decisões superiores, são indícios de um comportamento afirmativo, mas, está muito longe de produzir resultados positivos e contínuos. A grande maioria das empresas conta com um quadro de colaboradores despreparados, com um conjunto de sistemas que são usados parcialmente, com falta de criatividade para encantar os clientes, e, com resultados econômicos-financeiros muito aquém do principal concorrente. Esta realidade se cria pela insuficiência operacional dos processos de recrutamento e seleção utilizados, pela falta de um processo de acolhimento e desenvolvimento de habilidades e competências, e, principalmente, pela carência de habilidades de liderança, metodologia e conhecimento dos gestores diretos. Aliás, os melhores líderes hoje usam o sistema de liderança coaching; gastam boa parte do tempo para desenvolver equipes, e, estão sempre fora de uma "zona de conforto" onde prevalece a inércia, a falta de iniciativa e comprometimento com a construção de um futuro melhor. Assim, cuide para que todos os líderes ao seu redor providencie para 2012: (1) Ter metas e métodos para todos os integrantes da sua equipe; (2) Implementar um programa de treinamento e desenvolvimento de suas equipes focados nas principais habilidades e conhecimentos insuficientes; (3) Exijir de suas equipes comportamentos afirmativos fortes, principalmente, na vivência dos valores da organização; que suas atitudes tenham um nível de referência balizado na figura do principal executivo; que exista um sentido de urgência para tudo que precisar ser feito; e, um hábito de se estabelecer datas limites para as ações pactuadas, de forma que o sistema de avaliação seja contínuo e construtivo. Pessoas que não deixem bem claro estas características no processo seletivo, se entrarem na sua equipe, com certeza vão aumentar as estatísticas, da baixa produtividade e da falta de competência para construir algo melhor.
QUIZ:
Como vão os comos da sua equipe de trabalho? As observações acima podem lhe ajudar a melhorar o desempenho em 2012? Como?
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