Estou organizando meus pensamentos para enfrentar uma reunião de planejamento estratégico em uma grande empresa onde este processo acontece todos os anos. Estou refletindo bastante, porque são poucas as organizações que possuem lideranças carismáticas que conseguem envolver e motivar suas equipes para com a realização dos objetivos estratégicos da organização. Normalmente, o processo não é assumido pelos participantes como efetiva responsabilidade deles. Estas reuniões são marcos de comunicação do que um "pequeno grupo de planejamento" reunido, estudou e definiu como o norte esperado por eles, e, de responsabilidade de realização de todos. Há pouca discussão do que é efetivamente estratégico para a organização construir seu futuro. E, o pior, este dois ou três dias de reunião de planejamento estratégico, somente voltam a acontecer no fim do próximo ano, voltado para os projetos com realização a partir de janeiro de 2013. Eles nem se dão conta de que na prática as organizações literalmente não tem objetivos estratégicos; quem os tem são os gestores e líderes de cada processo essencial. O resultado esperado de uma reunião de planejamento estratégico é que as pessoas chaves decidam em comum pelos diferentes objetivos de modo coordenado e integrado. Mesmo quando conduzidas por comunicadores especializados, a animação dura pouco, os participantes não se envolvem nos projetos, pois os recebem como comandos para agir sem pensar, e, depois no dia a dia das operações vão tomando decisões em vários níveis simultaneamente, não garantindo que o norte estratégico se torne realidade na prática.
Por isso, vou sugerir uma agenda que contemple os seguintes tópicos:
1. Levantamento da qualidade do processo de planejamento até hoje utilizado na organização- para identificarmos o aspecto qualitativo do processo utilizado, precisamos respostas para as seguintes questões: (1) Quais as diferentes metas estratégicas que a equipe pretendia atingir em 2011?; (2) Elas foram claramente transmitidas? (3) Foi possível lidar com elas de forma simultânea e integrada dentro das operações internas da organização? Quais os diferentes tipos de problemas que surgiram no cumprimento das metas para 2011? Quais as suas recomendações para melhorar este processo agora em 2012?
2. Construção de uma metodologia de planejamento para 2012 facilmente entendida e aplicável por todos os gestores- Um plano estratégico poderoso deve ser facilmente entendido por todos os colaboradores e gestores, sem exceção. Não devemos impor idéias; as poucas e críticas metas estratégicas devem ser negociadas até se obter consenso. Questões: (1) O que todos querem em comum? Quais as principais mudanças que devemos adotar em 2012? Como agiremos juntos para alcançar o que queremos? O que poderia interfirir para lentificar ou bloquear nosso progresso? Que medidas, se adotadas, poderiam facilitar o processo?
3. Diagnóstico organizacional- nesta etapa devemos examinar o contexto, as capacidades/habilidades empregadas, e, as expectativas/crenças e valores que apóiam a realização das metas, a operação da organização e a postura dos colaboradores. Questões: (1) Como estão o produto, a comercialização e a clientela, atualmente? (2) Qual a tendência futura (curto, médio e longo prazos) de cada um deles? (3) Em quais processos de funcionamento precisamos inovar ou implantar melhorias? (4) Quais as capacidades e habilidades precisamos desenvolver para construir o futuro e a nossa visão empresarial? (5) Os nossos norteadores estratégicos (negócio, visão, missão e valores) estão compatíveis com as respostas as questões anteriores?
Você que está lendo, deve estar se perguntando, "mas, e a estruturação do plano estratégico propriamente dita para o período orçamentário?"
O Plano Estratégico é a formalização das respostas chaves obtidas por consenso na discussão com o grupo de planejamento. Neste processo acima recomendado, obter metas abertas e claramente, é a única forma de a organização se preservar e preservar quem estiver alinhado com ela.
QUIZ:
Considerando a sua experiência em processos desta natureza, quais as suas contribuições para melhorar os resultados esperados das reuniões de planejamento estratégico?
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