Estou envolvido num processo de recuperação organizacional de dados de um processo que exige atualizações todos os dias. Isso quer dizer que para colocar as coisas em ordem precisamos num dado dia atualizar e lançar todos os documentos fiscais pertinentes, bem como, realizar uma contagem de estoque, para servir de base aos ajustes do sistema de controle paralelo com o sistema de controle físico. Pelo volume de trabalho esta tarefa somente funciona se for realizada através de "mutirão" com a participação de uma equipe multidisciplinar, pois precisamos de conhecimentos adequados de área fiscal, área de TI, área de contabilidade, área de gestão de suprimetos e logística, sem falar nos líderes envolvidos. Por isso, para que este trabalho seja realmente produtivo e conte com uma energia positiva, resolvi montar um checklist para ajudar no sucesso da ação especial, que vai ser realizada num sábado.Veja se você julga que ele está completo ou incluiria alguma coisa:
1. O mutirão envolvendo várias áreas realmente é necessário? Não existe alguma outra forma de se atingir a atualização dos registros e o acerto entre o estoque contábil e o físico real?
2. Qual é exatamente a agenda a ser realizada? A distribuição do trabalho entre as pessoas envolvidas está predefinida, clara, objetiva e organizada? Ao final do dia não vai aparecer alguma necessidade que não foi prevista?
3. Quem exatamente precisa participar? Todas as áreas envolvidas nos registros e controles estão representadas ou tem alguém que detenha o conhecimento necessário?
4. A que horas começa e a que horas termina? Todos os participantes sabem que precisam chegar na hora marcada e somente sair na hora estabelecida?
5. Todos os envolvidos foram avisados e receberam uma cópia da agenda de trabalho?
6. Todos os envolvidos já foram cientificados do que se faz necessário preparar ou levar para participar desta atividade? Informações necessárias foram divulgadas pela coordenação do trabalho?
7. Temos um local adequado reservado e preparado para o desenvolvimento da atividade? Os equipamentos de apoio necessários vão estar à disposição?
8. O acesso a Internet ou ao ERP Geral da organização vai estar disponível? Temos atividades de suporte de TI organizado?
9. Ao final da atividade vai ser elaborada um ata explicando 5W2H de cada atividade chave desenvolvida?
10. Esta ata com os resumos adicionais vai ser remetida para cada um dos envolvidos no grupo de trabalho?
Poderia dar outras dicas que favoreceriam este trabalho, mas complemento somente com a necessidade de alguém gerenciar efetivamente o "mutirão", evitando-se que exista baixa produtividade, falta de integração e atividades que gerem retrabalho. Insisto, o líder tem que ser muito rigoroso com o comprometimento de cada um individualmente.
Alguém vai dizer que todas estas coisas parecem sem importância ou poderiam ser feitas por um coordenador menos graduado, mas minha experiência me diz que 90% dos trabalhos desta natureza falham em pelo menos um ou dois dos itens listados. O taxímetro de todos os envolvidos vai estar ligado; para a empresa a atividade é muito importante, ela vai estar pagando logo pode exigir produtividade. Espero sinceramente que o cheklist ajude a melhorar o comprometimento e o planejamento, e, consequentemente, o resultado.
QUIZ:
Será que todos os recursos necessários e todas as pessoas importantes foram efetivamente convocada para esta atividade? Você incluiria alguma coisa nesta lista que poderia melhorar a produtividade deste tipo de trabalho?
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